Nicht nur für Startups, sondern auch für Unternehmen, die sich schon etabliert haben, ist Projektmanagement eine der wichtigsten Aufgaben auf dem Weg zum Erfolg. Projektmanagement hat für mich zwei Seiten, die allerdings eng miteinander verbunden sind. Das strategische Projektmanagement, bei dem das Gleichgewicht aller Punkte im „goldenen Dreieck“ beachten werden muss. Also die Planungsphase von Zeit, Kosten und Qualität. Die andere Seite, der operative Bereich, fokussiert auf die Steuerung und Kontrolle aller Aktivitäten.

SILICONWHAT hat dir eine gute Kombo von Tools für Projektmanagement zusammengestellt. Diese verwenden wir selbst für unsere diversen Projekte und wir haben nicht nur Spaß dabei, sondern es funktioniert auch sehr gut. Also, überlegen wir erstmal was du eigentlich alles für ein gut aufgesetztes Projektmanagement brauchst. Du musst mit verschiedenen Menschen kommunizieren. Alle Aufgaben und Meilensteine sollen so dargestellt werden, dass du immer weißt, wo du dran bist, was noch kommt, und was noch fehlt. Du willst für alle Beteiligten die Daten so sortieren, dass sie für jeden Verantwortlichen zur Verfügung stehen.

TOOLS ZUR KOMMUNIKATION

Es kommt ein bisschen darauf an wie sich dein Team zusammensetzt und was euer Ziel ist. Außerdem kommt es auch sehr darauf an, welche anderen Tools ihr verwenden werdet. Hier unsere Lieblingstools für Kommunikation im Überblick.

WHATSAPP

Wir kommunizieren in unseren Teams die meiste Zeit mit WhatsApp. Es gibt eine Hauptgruppe, in der alle Projektmitarbeiter sind. Diese Gruppe wird für generelle Kommunikation genutzt, d.h. für alles, was das gesamte Team angeht. Eine Informationsgruppe sozusagen. Hier geht es nicht nur um Meilensteine, sondern auch und vor allem um den Spaß am Projekt. In dieser Gruppe finden sich lustige GIFS, Witze und Fotos von allen.

SKYPE / SLACK

Für direkte Kommunikation zwischen einzelnen Projektteams, die kontinuierlich stattfinden muss, wenn z.B. ein neues Logo gebaut werden muss, oder über die Umsetzung von Paid Traffic diskutiert wird, dann findet dies in der Regel über Skype oder Slack statt. Beide Tools sind sehr stark in direkter Kommunikation, Skype ist weiter verbreitet als Slack, aber sollte sich in Acht nehmen. Beide Tools haben viele gute Funktionen, mehr APIs für Business bietet Slack, auch mit einer guten Strukturierung, also sehr gut für Projektmanagement. Skype hingegen kann auch Videotelefonie, Bildschirm teilen etc. Am Besten testest du beide Tools und entscheidest dann. Sie sind kostenlos, also worauf wartest du noch.

TOOLS ZUR PLANUNG VON AUFGABEN UND MEILENSTEINEN

Es gibt verschiedenen Tools wie Asana, Basecamp, etc. für Projektmanagement. Wir nutzen Trello für uns, da wir denken, dass es das effizienteste und leichteste Tool für Projektmanagement ist. Hier sind zwei Listen, mit den besten Tools für Projektmanagement.
LifeHack
CreativeBloq

TRELLO

Mit Trello planst du alle Aufgaben und Meilensteine auf einem virtuellen Board. Unfassbar stark, unglaublich einfach. Dieses Tool treibt jedes Projekt mit Lichtgeschwindigkeit an und hilft jedem Projektmitglied seine eigenen Aufgaben immer im Blick zu haben und auch die aller anderen. Wie aus einer Helikopteransicht kann der Projektleiter in alle Boards und Karten reinschauen und weiß immer sofort, wo das Projekt steht bzgl. Kosten, Qualität und Zeit, ohne jemanden direkt sprechen zu müssen.

Die logischste Sortierung für ein Board ist die folgende.

  • Du baust dir ein neues Board für das gesamte Projektteam
  • Du erstellst innerhalb dieses Boards die vier Karten AUFTRAG, AUFTRAG ANGENOMMEN, FEEDBACK, FERTIG und ordnest diese in genau der Reihenfolge an.
  • Alle Aufträge werden in AUFTRAG erstellt und vom Auftragnehmer angekommen und in den nächsten Step AUFTRAG ANGENOMMEN verschoben. Wenn der Auftragnehmer die Aufgabe fertig gestellt hat, dann zieht er die Karte in das Feld FEEDBACK und spricht mit dem Auftraggeber drüber. Wenn alles zufriedenstellend ist, dann geht die Karte in den Bereich FERTIG.

Über Skype kommunizieren wir den Status für Aufgaben und Teilprojekte. Du siehst also, dass der Wesentliche Bestandteil von Projektmanagement die Kommunikation ist. Ohne eine saubere Kommunikation wirst du nicht in der Lage sein, ein Projekt von A – Z zu planen, steuern und kontrollieren. Vor allem nicht im Gleichgewicht mit Zeit, Kosten und Qualität.

Es gibt noch ein paar weitere Projektmanagement Tools, aber wir empfehlen dir Trello! Hier gibt es auch eine kostenlose Version, die unserer Meinung nach völlig ausreicht für den Start deines Projekts. Upgraden kannst du immer noch später.

TOOLS FÜR DIE DATENABLAGE

In manchen der hier schon erwähnten Tools kannst du auch Daten ablegen. Wir finden, dass Daten so wichtig sind, dass sie ein eigenes Tools verdient haben.

GOOGLE DRIVE

Wir synchronisieren unser Trello mit Google Drive. Alle projektrelevanten Unterlagen liegen in einem eigenen Projektordner auf Google Drive. Die Ordnerstruktur ist zu 100% die von Trello – oder umgekehrt. Wir posten dann die Links zu den Dateien in Trello, so dass Trello ausschließlich für die Aufgabenverteilung und Erledigung dient und die Übersicht nie beeinträchtigt wird.

So funktioniert unser Projektmanagement mit nur 3 Tools. Probiere es in deinem Team aus und gibt uns dein Feedback.

Viel Spaß bei deinen Projekten.
//mica

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